RPA: Automatiza tu gestión de proyectos y metodologías ágiles

La automatización de procesos, o RPA por sus siglas en inglés, está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus proyectos, automatizando procesos repetitivos que consumen tiempo y reducen la eficiencia de los colaboradores. La implementación de Robotic Process Automation puede significar una mejora drástica en la productividad y agilidad de tu organización, por lo que veremos cómo las metodologías ágiles hacen sinergia con los RPA y las herramientas que puedes emplear para mejorar la eficiencia de los proyectos.

Importancia de la gestión de proyectos digitales

Esta se ha vuelto crucial en un entorno empresarial donde la tecnología y la digitalización han marcado un antes y un después. Gestionar correctamente proyectos te permitirá  mantener ser competitivo en tu sector, cumplir con deadlines y optimizar recursos. Según el estudio “Pulse of the Profession 2021” de PMI, las empresas latinoamericanas que adoptan buenas prácticas en gestión de proyectos son 27% más eficientes en la ejecución de los mismos. 

El Project Management Institute denomina a las empresas que han dado un salto para automatizar sus procesos como “Gymnastic enterprises”, en Grupo Arión, te ayudamos a ser parte de ellas al implementar en tu organización soluciones de RPA que potenciarán la eficiencia y productividad en la gestión de proyectos.

Fuente: Pulse of the Profession 2021” de PMI

Eso sí, si decides adoptar los RPA y metodologías ágiles debes tomar en cuenta varios desafíos y consideraciones, como la resistencia al cambio por parte de los colaboradores, por lo que es importante que se incluya a todos los niveles de la organización en el proceso de implementación, para brindarles la capacitación necesaria y así garantizar una transición fluida. Otro desafío es la integración de RPA con los sistemas existentes, lo que requiere un análisis detallado y una planificación cuidadosa, pero tendrás por seguro que será exitosa.

Pasos para una implementación exitosa

Primero se debe llevar a cabo un análisis detallado de los procedimientos actuales para determinar cuáles son adecuados para la automatización. Luego, se selecciona la herramienta de RPA adecuada y planificar la integración con los sistemas existentes. Y como paso final es crucial implementar un sistema de supervisión y mejora constante para garantizar el correcto funcionamiento de los bots.

Se debe llevar a cabo la implementación gradualmente, iniciando con un proyecto piloto para evaluar el impacto y realizar los ajustes necesarios. Por ello, en Grupo Arión te ofrecemos soluciones integrales, que abarcan desde el análisis inicial, el mantenimiento y la optimización post-implementación. Te dejamos algunos de los sectores que se pueden beneficiar:

• Servicios Financieros:

  Se usa la automatización para acelerar el procesamiento y la eficiencia en procesos como pagos de divisas, apertura y cierre de cuentas, y gestión de reclamaciones.

• Sector Gubernamental:

  Se automatizan funciones de back-office y procesamiento de datos para normativas y regulaciones.

• Salud:

  Mejora la administración de registros de pacientes y facturación.

• Transporte y Logística:

  Se benefician de RPA en la automatización de shipping y consolidación de documentos.

• Gestión de la Cadena de Suministro:

  Optimiza adquisiciones y seguimiento de envíos.

• Energía y Telecomunicaciones:

  El gran beneficio se encuentra en la facturación masiva y el mantenimiento.

• Recursos Humanos:

Automatiza tareas como incorporación y envío de hojas de horas. Además, el servicio al cliente se optimiza mediante la verificación automática de información.

Metodologías Ágiles y su Aplicación en RPA

Scrum

Esta metodología ágil se enfoca en la entrega donde se aumenta progresivamente la entrega de productos mediante sprints cortos y ciclos de retroalimentación continua. En el contexto de RPA, Scrum facilita la implementación rápida y efectiva de bots, lo que permite realizar ajustes y mejoras continuas.

En el rugby, un scrum es cuando se reinicia el juego después de una falta menor, con el objetivo de trabajar juntos para moverse hacia delante, esta es la misma meta de la metodología. En Grupo Arión, empleamos la metodología Scrum..

Scrum tiene tres pilares, la transparencia, la inspección y la adaptación. Esto respalda el concepto de trabajar de manera iterativa, donde a través de pequeños experimentos, tu equipo aprende y se adapta a distintos proyectos según sea necesario.

Fuente: The Home of Scrum

Existen miles de casos de éxito de empresas que han empleado la metodología Scrum, te vamos a mencionar tres:

• Google: La empresa tecnológica ha utilizado la metodología Scrum con éxito en productos como Ads. Una de las lecciones que les ha dejado es que las deadlines ya no se basan en plazos arbitrarios, sino en el progreso real y la calidad de los entregables.
• Amazon: La implementación de Scrum en los equipos de trabajo de Amazon fue un parteaguas para la empresa, gracias a la autonomía que le dio a los equipos de 3 a 8 integrantes para no depender de las decisiones administrativas, por lo que siguen implementando internamente e incentivan a los usuarios de AWS a emplear la metodología.

Kanban

Se basa en visualizar todas las etapas del flujo de trabajo e ir limitando la carga en progreso para aumentar la eficiencia. Aplicado a RPA, Kanban permite identificar y eliminar cuellos de botella en procesos automatizados. Implementar la metodología Kanban en tus proyectos de RPA puede ayudarte a asegurar un flujo constante y optimizado en las tareas de tu equipo, mejorando la entrega y la calidad del trabajo.

Fuente: Fabrizio Scoglio

Pongamos ejemplos de casos de éxito. En la industria manufacturera, la implementación de RPA con Kanban permitió a un proveedor de componentes aeroespaciales reducir su tiempo de inactividad en un 30% y mejorar la precisión de sus inventarios un 25%. Y en el sector servicios, la empresa CXP, un importante subcontratista de centros de contacto, logró automatizar procesos de atención al cliente, reduciendo un 35% los tiempos de llamadas, y aún más importante, es el aumento del 52% en las calificaciones de Trust Pilot, la medida de la satisfacción del cliente más importante de la industria.

Extreme Programming (XP)

Esta metodología pone énfasis en la excelencia y el constante perfeccionamiento a través de prácticas como el desarrollo iterativo, pruebas frecuentes y programación en pares. La integración de XP con RPA asegura que tus bots sean robustos y altamente eficientes. XP promueve la adaptabilidad, reconoce que cada proyecto tiene distintos retos y no existe una fórmula exacta para resolverlos por igual, por lo que aplicar parcialmente este método es posible.

Fuente: DXXB

Algunos proyectos exitosos desarrollados con la metodología XP en empresas tecnológicas son:

• IBM: La integración continua y el desarrollo guiado por pruebas de XP les ha ayudado a mejorar sus procesos. Esto les ha permitido una mayor flexibilidad a la hora del desarrollo de software, dándoles calidad y eficiencia.
• Microsoft: Ha mejorado sus procesos adoptando prácticas de Extreme Programming como la programación en pares y la flexibilidad en los equipos. Lo que ha permitido mayor calidad y eficiencia al desarrollar su software.

Scaled Agile Framework (SAFe)

Para poder implementar metodologías ágiles en tu organización, SAFe te proporciona un marco que permite coordinar múltiples equipos  a través de planes incrementales, gestión de roles, y objetivos comunes, para que se pueda mejorar la colaboración y se entregue valor en los proyectos continuamente. Combinar SAFe con RPA te facilitará la coordinación y la gestión a gran escala.

Fuente: Introduction to SAFe

Herramientas para mejorar la eficiencia de los proyectos

Automatización de Procesos

RPA brinda una amplia gama de beneficios en la gestión de proyectos, como disminuir costos, incremento en la precisión y el aumento de la eficiencia. El Global RPA Survey de Deloitte indica que las empresas que han implementado RPA han sido sorprendidas por el retorno de la inversión en menos de 12 meses, aumentando los siguientes números:

92% cumplimiento de proyectos

90% calidad y precisión

86% productividad

59% reducción de costos

La automatización de procesos es perfecta para gestionar aquellas tareas repetitivas del día a día de tus colaboradores. Por ejemplo, validar datos es esencial, pero consume tiempo. Aunque existen controles en bases de datos, RPA te ofrece programabilidad, escalabilidad e integración sencilla. La generación de informes es tediosa, pero se puede resolver con RPA recopilando datos, distribuyendo informes o actualizando otros sistemas.

Análisis de Datos y Business Intelligence

El análisis de datos y las herramientas de BI te permitirán tomar decisiones informadas basadas en datos precisos oportunamente. Integrar Business Intelligence con RPA mejora la visibilidad y el control que tienes sobre los procesos automatizados. Esta integración te permitirá monitorear y analizar el rendimiento de los bots de RPA en tiempo real. Lo que hace más fácil identificar áreas de mejora y optimizar continuamente los procesos.

Importancia de adoptar RPA y metodologías ágiles para gestionar efectivamente tus procesos

Estas herramientas le permitirán a tu empresa ser más ágil, eficiente y competitiva, con beneficios tangibles como la reducción de costos, la mejora en la precisión y el aumento de la productividad. En Grupo Arión somos tu mejor socio estratégico en la implementación de estas soluciones, te ayudaremos a transformar tus procesos y lograr resultados extraordinarios.

A través de un enfoque personalizado a la medida de cada cliente y basado en las mejores prácticas, hemos logrado con éxito la implementación de RPA en diversos sectores, desde el financiero hasta el de manufactura y servicios. Si quieres comenzar a automatizar tus procesos y mejorar la gestión de sus proyectos, contáctanos hoy mismo.