El concepto de transformación digital ha sido llevado y traído por los expertos de tecnologías de información al grado que para algunos empresarios resulta ambiguo y complejo. ¿Quién puede dar una definición sencilla de que es la transformación digital?
“La transformación digital es la utilización de la tecnología digital para mejorar la forma en que opera una organización y la forma en que entrega sus servicios. Obviamente esa transformación no es solo tecnológica, pues al implementarla se enfrenta un cambio en la organización y una transición mental en sus directivos y colaboradores.”
Algunas definiciones más simples se refieren a la transformación digital como la eliminación del papel, y ahora, con las enseñanzas del COVID-19 es fácil agregarle la “eliminación del contacto personal”.
Y aunque la definición anterior es ya bastante sencilla, aún hay una pregunta más que debemos contestar, “¿cómo empezar?”.
Pues en este artículo ofrecemos 5 cómos para iniciar la transformación digital de su empresa.
De ninguna manera pretendemos dar una respuesta simplista a algo que tiene una naturaleza compleja, pero le aseguramos que simplemente uno o varios de estos 5 “cómos”, estará ya realizando una transformación digital.
1) Empiece a ahorrar tiempo en desplazamiento oficializando sus juntas mediante sistemas de video conferencia.
El distanciamiento social nos ha obligado a hacer juntas virtuales y ha hecho que muchos pierdan el miedo a usar este tipo de tecnologías inclusive validando que hacerlo a distancia es también muy efectivo además del enorme ahorro en desplazamiento.
La transformación digital acelerada por el COVID-19 ha hecho que los sistemas de video conferencia hayan aumentado el número de usuarios y ello definitivamente ahí se quedará. Muchas personas seguramente ya no querrán regresar a gastar tiempo en traslados para hacer cosas que se pueden hacer con tecnología digital a distancia.
Oficialice la transformación digital con una tecnología de juntas a distancia. Hay muchas: Zoom, Teams, GoToMeeting, Webex que, si bien ya existían, ahora han ganado gran popularidad. Busque una que tenga la flexibilidad y la seguridad que su organización requieren.
2) Entre de lleno al uso de plataformas de e-learning
Las plataformas de e-learning también van a gozar de tráfico residual post crisis pues en ellas se ha incrementado el tiempo de uso. Y la transformación digital en la forma en que se entrega la capacitación va a ser un elemento de diferenciación y competitividad.
Todos nos hemos enfrentado a una enorme oferta de cursos a precios muy atractivos, pero la tendencia más importante es la de las organizaciones invirtiendo en implementar sus propias plataformas de e-learning para mejorar la efectividad y bajar el costo de sus iniciativas de formación.
Nuevamente, el ahorro en tiempo de desplazamiento y el beneficio de tener una mejor métrica, son beneficios contundentes para transformar digitalmente sus estrategias de capacitación.
3) Transformación digital vendiendo en línea. Los clientes ya se acostumbraron a los sitios de e-commerce.
Los sitios de e-commerce son también grandes ganadores pues el COVID ha tenido un efecto positivo para quienes venden por Internet. La gente, sin otra alternativa, ha descubierto nuevos proveedores y retailers que están habilitados para vender y cobrar en línea y entregar de manera eficiente y se han empezado a hacer asiduos a ellos.
No importa que su organización sea de servicio, de gobierno, o que vaya al mercado B2C o B2B, al terminar el distanciamiento social será difícil que la gente quiera regresar a sufrir las incomodidades de ir a hacer una compra, un pago o un trámite si es que puede obviarlo haciéndolo a distancia.
De hecho, muchos empresarios ya han iniciado proyectos para crear el e-commerce que venían posponiendo. Algunas empresas han iniciado, por lo menos, con páginas de cobranza en línea para que sus clientes les puedan pagar con tarjeta de crédito vía Internet.
En poco tiempo el no tener una opción de venta y pago en línea va a ser como quién no tenía un fax al inicio de los 90’s o quien no tenía una cuenta de email al inicio del año 2000… ya no será aceptable que una empresa no ofrezca una opción para colocarle un pedido y hacerle un pago en línea.
4) Modifique su forma de atención y soporte a clientes y usuarios
Si algunas de las iniciativas de transformación digital obligan a su empresa a ofrecer servicios a distancia, su organización necesita dar soporte y atención a usuarios y clientes también a distancia y con mayor efectividad.
Llegó el momento en que ya no lo puede seguir haciendo sin la tecnología correcta de mesa de ayuda. Los clientes y usuarios, que ahora transaccionan y se comunican por internet con su organización, esperan que los servicios de soporte y atención por mesa de ayuda sean más ágiles, sean continuos y sean ubicuos. Si su mesa de ayuda o su departamento de atención a clientes no está a la altura, sus clientes pueden moverse hacia proveedores que estén mejor preparados para atenderlos a distancia. Por ello, cualquier iniciativa de transformación digital debe ir acompañada por una reestructura de los servicios de ayuda y soporte.
5) Busque sistemas en la nube.
Un sistema en la nube es el que puede ofrecer toda la funcionalidad sin que usted tenga que invertir en infraestructura, todo viene incluido en una entrega “llave en mano”. Dentro de sus beneficios está un menor costo, mejor servicio, una más ágil implementación y mejores procesos de actualización con un modelo de cobro por uso.
Un sistema ERP, CRM o cualquier otro que se contrate mediante una licencia de uso con un acceso por Internet es transformación digital pues permite variabilizar el gasto y evitar las inversiones en infraestructura propia. En términos financieros, un servicio en la nube es un OpEx (gasto operativo) y no es una CapEx (inversión de capital).
No solo eso, sino que es mucho más fácil empezar en pequeño e ir creciendo en número de licencias de uso en la medida que su empresa vaya recuperando el volumen, cosa crítica para el momento actual.
Algunas otras consideraciones
Por supuesto que hay formas mucho más avanzadas de implementar la transformación digital, pero si usted hace alguna de las anteriores, habrá dado un primer paso importante hacia la transformación digital. Algunas otras consideraciones son, por ejemplo: la contabilidad digital en línea, el reclutamiento con sistemas en la nube, los sistemas de gestión de compras, licitaciones y concursos en la nube, el monitoreo de flotillas, la telemedicina y mucho más.
Lo cierto es que cualquier cosa que en su empresa se hacía a mano y que se pueda hacer de manera más automática mediante un software, es un paso importante hacia la transformación digital.
Imagine por un momento todo aquello en lo que su empresa no estaba preparada cuando esta pandemia nos tomó a todos por sorpresa y ahora imagine que esto vuelve a suceder en un corto plazo. ¿Qué es aquello que hay que transformar digitalmente para que en la próxima crisis su organización pueda operar mejor?
¿Se puede lograr sin ayuda?
Difícilmente. La transformación digital requiere primero de una decisión directiva y un compromiso de la dirección general y del cuerpo directivo pues quiere decir hacer las cosas diferentes. En segunda instancia implica un cambio de procesos que ahora serán operados por diferentes tecnologías, aplicaciones o herramientas. Y en tercer lugar se necesita una transición mental de toda la organización o, al menos de la parte de la organización con los procesos que se vana a transformar.
La tecnología va a generar el cambio, pero no la transición mental de las personas. Eso requiere de una gestión de liderazgo.
Es por ello por lo que cada uno de los aspectos que se vayan a someter a una transformación digital necesitan ser cuidadosamente planeados y gestionados. La buena noticia es que, con la tecnología correcta y el liderazgo adecuado, pueden ser un cambio radical para el bien de la organización
Grupo Arión puede ayudarle en su transformación digital
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