10 Consejos para su Estrategia de E-learning

por Carlos Guzmán Dibella.

Hoy todas las empresas quieren implementar, con urgencia, una estrategia de e-learning, por lo que aquí les presentamos 10 consejos que les permitirán pensar en todos los aspectos, más allá de la parte tecnológica, que se deben considerar.

Si en su empresa el e-learning era de esos buenos deseos que se listaban anualmente en el plan estratégico, pero nunca alcanzaban presupuesto ni prioridad y por ello nunca se ejecutaban. Bueno, pues bienvenido al club de quienes no pudieron aprovechar esa tecnología para sortear mejor esta crisis.

Dicen por ahí que cuando el río suena, agua lleva y el río de la educación a distancia y el e-learning lleva sonando muchos años, sin que muchos empresarios le hicieran caso ni implementaran una estrategia de e-learning.

Pero afortunadamente, las opciones de tecnología son tan amplias y están tan disponibles, que la implementación de una plataforma LMS es algo que cualquier empresa puede lograr en pocas semanas. El tema es todo lo que viene alrededor de la estrategia de e-learning y es ahí en donde esta nota le puede ser de mucha utilidad

No vuelva a dejar la estrategia de e-learning fuera de su estrategia

Si bien es cierto que la capacitación es necesaria, muchas empresas la dejan de lado. Primero, por todos los obstáculos que la capacitación tradicional representa, como son los costos que incluyen la coordinación, el instructor, el aula/instalaciones, los materiales, los viáticos de quienes deben viajar para asistir al curso y el costo de oportunidad de  tener que distraer a la gente para atender a un curso por uno, dos o varios días.  Y segundo, porque muchos de los programas de capacitación tradicional no tienen una forma objetiva de medir el aprendizaje que los asistentes han logrado al terminar el curso y por ende no proporcionan una forma de medir el retorno de la inversión; mucha de la oferta de cursos presenciales en el mercado no incorpora exámenes o evaluaciones que dejen saber si los asistentes aprendieron los conceptos básicos que se pretendía enseñar.

Afortunadamente, el e-learning resuelve todo lo anterior. Y con la crisis y el aislamiento social, se ha hecho evidente que la educación a distancia es en realidad la única manera de ofrecer programas de formación y también se ha hecho evidente que aun cuando la crisis termine, mucha gente va a preferir la capacitación a distancia y por ello la importancia de una estrategia de e-learning.

EL fundamento de su estrategia de e-learning debe ser Moodle.

Ciertamente desarrollar una plataforma de e-learning  es algo que podría ser hecho por un área de sistemas o un programador de software web. Pero, por muy bueno que sea el programador, no contará con el conocimiento en procesos y mejores prácticas que requiere tener imbuido un buen software de e-learning que tienen muchos años, muchas versiones de evolución y miles de usuarios que han vertido su retroalimentación sobre ella.

Adicionalmente, hay que tener cuidado, una cosa es utilizar una plataforma de sesiones a distancia como las que todos hemos aprendido a usar durante la crisis del COVID-19 o un tutorial grabado y disponible en línea que no es más que un conjunto de pantallas de internet que pueden ser navegadas secuencialmente, y otra completamente diferente es una “plataforma de e-learning” que forma parte de una estrategia de e-learning.

La plataforma LMS permite integrar e impartir múltiples cursos y, sobretodo, administrar ese aprendizaje formando grupos, asignando profesores y “coaches”, y midiendo acceso, asistencia, avance y calificaciones en línea para cada alumno, grupo y profesor.

Hay muchas plataformas en el mercado, pero ciertamente la líder es Moodle que además no requiere el pago de licenciamiento.

Ya con la plataforma disponible, considere los siguientes consejos como una lista de verificación que le ayudará a que su iniciativa sea exitosa

Lo primero que necesita es el apoyo de la dirección general

Primero, como todo proyecto que involucre un cambio en la forma en que se hacen las cosas, es muy importante que la estrategia de e-learning tenga el apoyo de la alta dirección y que se presente como parte de las acciones estratégicas que apoyan al resto de los objetivos de la organización. Cuando una iniciativa de e-learning es simplemente explorada por el departamento de capacitación sin presentarlo como iniciativa estratégica a la alta gerencia, es poco probable que avance con velocidad.  

Segundo, asigne un responsable de la estrategia de e-learning.

La estrategia de e-learning debe tener un responsable que sea medido por factores concretos; en la fase de desarrollo de contenidos, el responsable o responsables deben ser medidos por fechas y avances en la creación o integración de contenidos y pueden soportarse en especialistas externos que les ayuden a hacer un rediseño de sus contenidos tradicionales hacia un modelo instruccional adecuado para Internet. Y en la fase de operación, por el número de alumnos servidos, el número de programas que ofrece y por la mejora en los resultados que demuestra la gente que toma un curso de e-learning.

Tercero, proyecte un presupuesto y respételo.

Al igual que para un proyecto de manufactura o un proyecto de ventas, se invierte dinero para que luego retorne con una buena rentabilidad, un proyecto de e-learning requieren también inversión en software, en contenidos y en staff, al menos para coordinar a los proveedores externos y luego administrar la entrega de la capacitación a los alumnos y en recursos para operar el sistema. Cuando haya que recortar gastos generales en la empresa, absténgase, en lo posible, de recortar e-learning pues es inversión de futuro.

Cuarto, recuerde que lo más importante son los contenidos.

En cuanto a contenidos, busque que su estrategia de e-learning use dos tipos de contenidos:

Por un lado, los contenidos hechos a la medida, que básicamente enseñan aquello que solo su empresa sabe o que solo su empresa hace de cierta manera. Sus procesos, sus sistemas, etc. Si su tema es especial y requiere el desarrollo de los contenidos, tenga en cuenta que, normalmente, el contenido de un curso por e-learning contiene menos contenido que su equivalente en formato presencial, por ello el contenido debe ser revisado con cuidado y debe incorporar un diseño instruccional para Internet.

Por otro lado, defina muy bien los contenidos que son más genéricos y, de ser posible, no reinvente el hilo negro. Para temas genéricos como cursos de habilidades gerenciales, programas de cómputo, sistemas, e idiomas, ya hay una gran cantidad de currícula desarrollada por proveedores especialistas, no pierda su tiempo y su dinero desarrollando un contenido que puede comprar de un proveedor especializado.

Quinto, moverse a la educación en línea, es un cambio de cultura que requiere comunicación.

Como todo proyecto que involucre cambios en la cultura organizacional, y la estrategia de e-learning ciertamente es uno de ellos, se sugiere  un plan de comunicación apoyado por un grupo de influenciadores internos que ayuden a transmitir el mensaje a toda la gente y que garantice que todos los involucrados perciban el beneficio actual y futuro del programa. El programa de comunicación debe ser claro en cuanto a “qué gana quién” para que a todos los involucrados les quede claro cómo van a obtener beneficios al apoyar este programa y empezar a participar en los cursos que se ofrezcan por e-learning.

Sexto, defina con cuidado la currícula el objetivo de cada curso.

Habrá cursos que únicamente buscan transferir o comunicar información, otros buscarán generar un conjunto básico de habilidades, algunos más tendrán como objetivo el desarrollar habilidades avanzadas sobre un tema y finalmente otros podrían tener el objetivo de generar un alto nivel de participación en donde parte del contenido del curso se genera durante el curso mismo y por los propios participantes. Para cada diferente tipo de curso la estrategia de e-learning debe definir las diversas técnicas y herramientas tecnológicas que se entregan a través de Internet.

Séptimo, entienda a su audiencia y su nivel de uso de Internet.

Es importante considerar el nivel educativo de los alumnos, su motivación para inscribirse y cursar un programa de capacitación en línea, su conocimiento de la computadora y del Internet y otros factores.  Recuerde que en los cursos de e-learning asíncronos no se tiene al instructor frente al alumno para ir ajustando la forma de presentar los conceptos, por lo que el diseño del contenido y la forma de presentarlo debe considerar diversos métodos alternativos de entrega. Su estrategia de e-learning debe considerar factores como: la estructura del curso, el contenido, el nivel de participación e interactividad que se requiere del alumno y los elementos de instrucción y materiales de apoyo que se deben integrar al curso.

Octavo, empiece con alcances cortos que permitan mostrar pequeñas victorias.

 y triunfos iniciales definiendo sencillos en un principio. El éxito de su estrategia de e-learning dependerá de tener avances graduales y exitosos. Una vez que gane experiencia y que sus alumnos o empleados se acostumbren al modelo, entonces empiece con cursos más grandes y programas de mayor alcance.

Noveno, láncelo y manténgalo. Adminístrelo y nútralo.

La estrategia de e-learning necesita administrarse, tener seguimiento, medirse y luego, en base a ello, mejorarse. Es un ciclo vivo. No crea que basta con crear un curso  subirlo a la Web y esperar que todo suceda por arte de magia. Todo proyecto de Internet y el e-learning no es una excepción, es un organismo vivo que debe atenderse y mejorarse constantemente.

Décimo, afilie a los expertos, ellos son el corazón de su estrategia de e-learning.

Mucho del conocimiento de su empresa reside en la cabeza de expertos que son quienes imparten los cursos en el modelo tradicional. Para ellos estar frente a los alumnos es una validación de autoridad, es su forma de sentirse necesarios e indispensables. Sin embargo, la estrategia de e-learning los va a tener que convencer que ahora ese conocimiento debe registrarse, documentarse, grabarse, convertirse en materiales, y esos expertos no siempre  van a estar en la mejor disposición de entregar lo que saben. La dirección general debe tener una comunicación muy transparente con ellos para darles seguridad e involucrarlos en el proceso en el cambio de cultura.

Por su puesto hay muchos más consejos, pero estos diez le deben ayudar a considerar lo más importante en un inicio. Así que arranque su estrategia de e-learning, no espere. Es una ola de modernidad que ya estaba en muchas empresas y que con la crisis y el aislamiento social, se ha acelerado.

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